Не відкладай на завтра або як все встигнути

Сьогодні я прокинулася під шум сусідських «розборок». Акустика хрущовських будинків чітко передавала роздратовані слова і інтонації: «Чому ти не випрала цю сорочку?», – Кричав чоловік. «Я не встигла, я забула – з ким не буває?», – виправдовується його «половина». Далі протягом п’ятнадцяти хвилин звучали взаємні звинувачення: хто, що, чому і коли не встиг або забув.

Часто ми скаржимося на брак часу, бажаємо, щоб в добі було хоча б на пару годинок більше, а в нас самих виросло ще дві руки і одна голова. Але, мабуть, і при таких умовах проблеми непраних сорочок і несвоєчасно виконаних проектів залишалися б. Ми іноді намагаємося організувати свій час з метою більш ефективного використання, але рідко і мало хто доводить ці благі наміри до кінця. Замість того, щоб скаржитися на постійну завантаженість, спробуйте проаналізувати, наскільки продуктивно ви використовуєте свій час. Саме з цього фахівці з тайм-менеджменту (науки, що вивчає принципи управління часом) порадять починати планування.

В результаті цього нескладного аналізу стає зрозуміло, що десята частина дорогоцінного часу йде на перекури, а половина – на марні розмови. Тому продуктивна діяльність займає лише 20-30% робочого часу. Такий стан справ – досить серйозний привід переглянути стиль своєї роботи і життя. У декого може виникнути питання: навіщо це мені, адже часу, як і грошей, все одно ніколи не вистачає? Тайм-менеджмент здатний об’єктивно показати – час є! Його лише потрібно правильно використовувати!

Щоб навчитися планувати час, можна, звичайно, піти на курси тайм-менеджменту. Правда, це недешеве задоволення. Дводенне навчання може коштувати від 200 доларів США. За ці гроші вам розкажуть, як правильно користуватися органайзером, як складати план на день, тиждень, місяць, рік і т.д., визначати пріоритети і переводити неважливі справи на інших. Ще можуть процитувати кого з відомих фінансистів, топ-менеджерів, політиків і людей творчих професій. Заощаджуйте ці гроші і виробіть свій стиль організації власного життя.

Плануйте, тому що ви того варті

Почніть з самого простого. Щовечора перед сном складайте список справ, які необхідно виконати завтра. Можливо, у наших читачів виникне запитання, чи варто взагалі витрачати час на складання подібних списків. До того ж, який сенс робити це не вдень, на роботі, а ввечері і до того ж незадовго до сну. Виявляється, при таких умовах ви зможете задіяти свою підсвідомість. Під час сну ви несвідомо будете працювати над тим, щоб вирішити свої проблеми і досягти поставлених цілей. Але щоб підсвідомість запрацювало, необхідна відправна точка. І ця точка – складений вами список. Але не зациклюйтеся на плануванні.

Не варто вважати, що чим більше часу ви витрачаєте на нього, тим більше часу економите. Завжди є межа, після якого ефективність планування знижується. Експерти рекомендують чітко планувати близько 60% свого робочого часу, 20% – резервувати для вирішення непередбачених питань, а 20%, що залишилися – взагалі присвятити вільній творчості. Тому не намагайтеся в свій план втиснути все 10 невідкладних справ. У кращому випадку зробите тільки 6, в гіршому – ще менше, адже будете нервувати через необхідність вирішення непередбачених питань.

Важливо не просто записати всі справи на папірці, а й зробити це якісно, ​​вдумливо. З власного досвіду знаю – якщо просто записати всі необхідні справи, то зроблю відсотків 30; якщо відведу на кожну з них певний час – цей показник збільшиться як мінімум удвічі. Протягом дня ми пам’ятаємо, що нас чекають якісь справи, але відчуття того, що цілий день попереду, розслабляє і заважає їх робити. І часто ввечері ми згадуємо, що не виконали заплановане, сердимося за це на себе або прощаємо: «Я ж не робот! Я людина! Зроблю завтра ». Щоб збільшити ефективність від здачі вечірнього списку, фахівці порадять дотримуватися методу поєднання критеріїв "важливості і терміновості». Переглянувши список справ, необхідно оцінити їх відносну важливість і терміновість. Потім всі справи розподілити таким чином:

А – важливі і термінові;
В – важливі і нетермінові;
С – неважливі і термінові;
Д – неважливі і нетермінові.

Звичайно, відразу буде складно навчитися розставляти пріоритети і розподіляти справи, але з кожним разом буде все легше і легше.

Пам’ятайте, що свідомість людини може успішно працювати тільки з одним об’єктом: справою, думкою чи документом. Тому коли вранці почнете виконувати справи з вашого списку, які не розпорошуватися, а сконцентруйтеся на чомусь одному. Навчіться також свідомо керувати перемиканням уваги. З одного боку, будь-який перемикання уваги з завдання на завдання потребує витрат часу і сил. З іншого, занадто довге утримання уваги на одній справі втомлює. Тому фахівці рекомендують керувати своєю увагою таким чином: більше крупних переключень, менше дрібних.

Неприємне справа – теж справа!

Всім нам час від часу доводиться займатися питаннями, які нам нецікаві або неприємні. І більшість з нас намагається ці справи відсунути або відкласти. Як наслідок – витрати часу на їх виконання збільшуються! Потрібно поглянути неприємності прямо «в обличчя»; визнати, що ще більшу прикрість викликає зволікання; розбудити в собі ентузіазм, який допоможе вам подолати неприйняття цієї справи. Якщо цього не зробити, невирішена проблема буде переслідувати вас, поки ви її не позбудетеся. І думки про неї будуть викликати у вас ще більше роздратування.

Врахуйте власні добові біоритми – підйоми і спади життєвого тонусу і розумової діяльності. У періоди підйому слід займатися творчою роботою, або ж тим, що вимагає розумової напруги і значної концентрації уваги. А ось в період спаду слід вирішувати рутинні питання, займатися адміністративною діяльністю, працювати з кореспонденцією. Подумайте, підйом або спокою потребує ваша «неприємну справу» і виконайте її саме тоді, коли ваш організм найбільше на це налаштований.

Скажіть НІ хронофаги

Хронофаги називають поглиначів часу. Це і люди – колеги по роботі, клієнти, близькі, що дзвонять невчасно, і деякі принади цивілізації – Інтернет, комп’ютер, телевізор і т.п .. І якщо в багатьох фірмах адміністрація успішно бореться з нецільовим використанням Інтернету і робочого комп’ютера, то з людьми-хронофаги вам доведеться боротися самостійно. Йдеться, в першу чергу, про таку ситуацію: у деяких людей може з’явитися звичка звертатися до вас з проханням виконати ті чи інші справи, тому що ви самі привчили їх до цього. Якщо ви можете задовольнити їх і не жертвувати при цьому своїми пріоритетами, тоді вперед!

Якщо ви зможете знайти компроміс і частково виконати їх прохання без шкоди для себе – це теж нормально! Але якщо подібні звернення тільки ускладнюють ваше життя і віднімають дорогоцінний час – навчіться говорити «ні»! Один з попорад фахівців з тайм-менеджменту звучить так: не намагайтеся переконати людей. Їх переконання – це їх особиста справа. Не варто витрачати час на безглузді розмови і суперечки. Висловіть свою думку, погодьтеся з тим, що визнаєте і відкиньте те, що не сприймаєте. Після цього закінчите розмову. Швидше за все, у опонента питань більше не виникне.

Точність – ввічливість королів

Ви ніколи не замислювалися, чому весь час спізнюєтеся? Цією згубною звичкою може бути безліч пояснень – елементарне недбальство, невміння управляти власним часом, підсвідомий протест або небажання бути де вчасно. Деякі люди (частіше – жінки) спізнюються навмисне, адже куди б ми не запізнилися – ми привертаємо до себе увагу. Зайшовши в офіс, на вечірку або на концерт пізніше за інших, ми залучаємо до себе погляди присутніх. Все зводиться до дешевого пошуку уваги, якого нам не вистачає в інших ситуаціях.

Подбайте про свою пунктуальності і про хороший імідж в очах оточуючих, звернувшись до деяких принципам:

• Обов’язково задайте собі питання: а чому мені необхідно покласти край запізненням? Це може бути і загроза звільнення, і позбавлення премії і т.д .. Коли ви зможете мотивувати необхідність приходити в строго певний час, ви припините спізнюватися.
• Ставте таймер, наприклад – 5 хвилин на умивання, 15 – на сніданок, 20 – на одягання і макіяж. Обов’язково заведіть будильник на час виходу з дому.
• Іноді люди навмисно переводять годинник на кілька хвилин вперед. Це не вихід. По-перше, жити все ж краще згідно реальному часі, щоб не втратити орієнтацію в часі і просторі. По-друге, не так легко обдурити ваше підсвідомість – вона буде пам’ятати, що у вас в запасі є стільки хвилин, на скільки ви перевели годинник, і ви все одно будете спізнюватися, навіть з переведеними стрілками.
• Готуйтеся до виходу з дому напередодні, тоді не виникне цілої купи проблем: що надіти, де колготки, куди поділася папка з документами. За перші успіхи можете побалувати себе маленьким подарунком за кожен своєчасний прихід. Але тільки за перші, далі це повинно стати нормою.
• Якщо ваші запізнення обумовлені хронічним недосипанням і небажанням вставати з ліжка – вкладайтеся спати раніше. Це і для здоров’я корисно!

«Час – гроші», так написав ще в 1748 році відомий нам по зображеннях на стодоларових купюрах вчений і політичний діяч Бенджамін Франклін в одній зі своїх робіт. Але ми про це весь час забуваємо і втрачаємо через це ті ж самі гроші, можливості, перспективи, здоров’я, повагу до самих себе. Знайдіть в собі сили приборкати свою слабкість і станьте володарем часу!